Личное дело сдача в архив

В правилах описаны и иные,требования к формированию личных дел Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от 01. Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от 31. Проблемы и решения Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Какие установлены сроки для архивирования и хранения документов? Кто освобожден от ведения личных дел работников? Ответим на вопросы и приведем образцы нужных документов. Обязательно ли сдавать в архив личные дела уволенных сотрудников По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно. Прописать такую обязанность следует в локальных нормативных актах.

Личное дело заводится на каждого сотрудника при его оформлении на работу. Его составляют документы, касающиеся в деталях трудовой. Передать личное дело в архив необходимо не позднее 12 месяцев после увольнения работника. Требования к архивации личных дел в. Личное дело сотрудника содержит все документы о Человеке, приказы о для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Формирование личных дел работников Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством. Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе посмотрите образец. На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, то есть прошить их в общем деле особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год. В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование. Оформление личного дела В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела образец приводится по ссылке : заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже; в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела обычно в скобках. Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье — Опись дел по личному составу. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме:.

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации ООО оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем то есть в отдаленной перспективе можно было сразу передать их в гос. Очень важно мнение тех, кто имел практический опыт по передаче в гос. В частности: А если в личном деле есть ксерокопии разных личных документов - их оставить, или выбросить? Б в личных делах можно помещать карточки Т-2?

В можно в качестве обложки оставить обычный лист А4, или нужно обязательно обложку делать из плотной бумаги и как-то делать корешок и оформлять его? Г последовательность, в которой документы сгруппированы в личных делах - можем делать, как удобно, это не регламентировано? Д если в одно архивное дело сшиваются несколько личных дел: - титульные листы личных дел выкинуть, и сделать общий титульный лист всего дела? Е есть ли какой-то документ, регламентирующий,какие документы должны, а какие не должны входить в личное дело при передаче в гос.

Ж титульный лист дела можно оставить в том виде, который принят в организации, или обязательно переоформлять в соответствии с "Основными правилами... Вообще, насколько реально коммерческой организации при ликвидации самостоятельно передать свои документы в гос.

А по какому принципу происходит отбор, у каких организаций документы взять, у каких нет? Возьмут ли в гос. Заранее благодарю за информацию.

Нонна 07. Может оказаться так, что это будет единственный документ даже в копии , а подлинник будет утрачен навсегда!!!! Т-2 сшиваются в отдельные дела по годам увольнения, внутри - по строгому алфавиту с описью, с указанием страниц и пр. Вверху наименование организации если нужно перед этим - то Министрерство, департамент и пр. Если в течение формирования дела предприятие меняло статус или название, то ниже пишется новое название. Это, честно говоря, обязательное условие всегда было.

Ниже - название дела например, личные карточки Т-2 уволенных работников за 2002 год. Ниже - Дата начала дела 01. Ниже - Срок хранения по Перечню теперь уже 2010 года. Ниже - количесвто листов в деле Г. Все документы в делах всегода располагаются в хронологическом порядке!!! В самом начале иногда кладут Личные листок по учету кадров Д. Лучше так. Дело названть "Реестр личных дел сотрудников за....

Внутри опись: ФИО и указание на какой странице этого общего дела находятся его документы - вы же сделаете сквозную нумерацию прежде чем сошьете документ. И надо все равно сделать что-то на подобие титульных листов, чтобы дела отделить друг от друга. Например Иванов Иван Иванович можно указать дату рождения во избежании полного тезки , далее все документы, которые относятся к нему в хронологическом порядке, потом Яблоков Яков Яковлевич - титул, чтобы отделить от Иванова и т.

А почему дела надо сшивать???? Потому что они очень тонкие? Тогда можно сшить, конечно. Но все равно даже при таком раскладе в этом деле должны быть сшиты все личные дела за один год увольнения и строго по алфавиту. Это надо спросить у кадровиков. Они нынче любят говорить, что нет ни одной инструкции в современном кадровом делопроизводстве, которая бы гласила, что нужно заводить личные дела.

Это плохо - ИМХО. Но ведь не зря же все-таки в Перечнях всех годов есть статья "Личные дела", а? Титульный лист - это очень важная часть дела, именно по нему можно и понять, что находится внутри дела - смотрите сами, насколько он понятно оформлен. Может, лучше в некоторых случаях его пересоставить, потому что "запрещается учитывать дела только по обложке дела". Это я к тому, что ваша обложка, т. Вы у этого госархива и получите консультацию. Позовите разочек оттуда человечка - и что он вам скажет.

Может, вы в состоянии собственными силами устранить недостатки. Это решает гос. У них заседает 1 раз в месяц очень серьезная комиссия и по подобным вопросам тоже. Должны взять. Во-первых, не расшивать же, во-вторых, раньше именно так и формировались приказы - вместе с основаниями.

Но я не панацея. Товарищи, выскажетесь есчо!!! Ох сколько же документов в 90-е полетели в помойку!!! Это я ко тому, что недавно у меня на работе благодаря документам, выданным нашим архивом, человек выиграл иск против государства! К сожалению, уточнить информацию у гос. А я наслышан, что разные гос. Уточнить у кадровиков тоже не лучший вариант, я хочу знать независимо от кадровиков, так как у кадровиков у некоторых зачастую наблюдается отношение к исполненным в делопроизводстве документам в стиле "собрать все книги бы да сжечь".

Сшивать личные дела в блоки личных дел я решил потому, что их в год образуется громадное количество мне сдают личные дела уволенных за прошедший год - в среднем штук 600 в год, и для упрощения учета и поисково-справочного аппарата проще, чтобы они были не по отдельности, а блоками, с разделением по филиалам. Все же проще управляться с 60 сшивами, чем с 600 отдельных личных дел. То есть нужно кадровику получить у меня личное дело уволенного в 2010 г.

Иванова В. Личные дела уволенных в 2010 г. М-Я", запросит у меня, а в нем по алфавиту найдет и нужное ему личное дело. Хотелось бы уточнить у Вас следующее. Я так понимаю, Вы оформляете личные дела именно так, как описали в своем ответе.

И дела, оформленные таким образом, у Вас нормально принимали в гос. Для меня это очень важно понять, так как есть, как говорится, некий идеал, к которому можно стремиться сохранить все документы, которые как-то когда-то кому-то могут помочь в жизни , и есть практика сдачи в гос. Я правильно Вас понял, что можно при переплете дела сверху и снизу сделать твердые корочки, а корешок можно специально не закрывать?

А можно, допустим, поместить дело в картонную папку, и так сшить? Должно ли при сдаче в гос. По поводу того, что выбрасывать, что не выбрасывать...

Здесь опять же возникает проблема компромисса между "сохранить все для всех", реальными возможностями человека время, трудозатраты , занимающегося архивной обработкой чем больше документов - тем больше сшивать, тем больше будет дел и соответственно описей, и проблемой хранения больше дел - больше возни с их хранением, а в моем случае - у нас внеофисное хранение, за каждый архивный короб, отправленный во внешнее хранилище, идет ежемесячная оплата, а бюджет архиву выделен и перебрать его нельзя, то есть в моем случае получается - меньше документов - меньше дел - меньше затраты на хранение.

Поэтому уточняю дополнительно: - если в деле оставить все копии личных документов, которые в нем были - гос. И гос. Я правильно Вас понял, что если несколько личных дел объединены в одно дело, во внутренней описи можно не перечислять каждый документ, а просто перечислить пофамильно входящие в единое дело личные дела? Можно писать фамилии в формате Иванов И. Или обязательно в формате Иванов Иван Иванович, уволен в...? Если в общем сшиве перед документами каждого личного дела будет "подобие титульного листа" - они также нумеруются и учитываются о общей сквозной нумерации?

Если в организации не ведется номенклатура, и соответственно, на титульном листе не будет номенклатурного номера - в гос.

Нонна 08. Ну и вопросов у вас. Сложная задача. Самое лучшее всю глобальную означенную проблему и все эти вопросы по пунктам задать Центральному архиву или лучше архивному комитету в вашем городе области. Это единственно оптимальный вариант. Это ведь исполнительный орган власти. Вот смотрите, например: "Положение об Архивном комитете Санкт-Петербурга 1. Основные положения 1. Архивный комитет Санкт-Петербурга далее — Комитет является исполнительным органом государственной власти Санкт-Петербурга.

Комитет проводит государственную политику Санкт-Петербурга в области архивного дела на территории Санкт-Петербурга, а также координирует деятельность исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга в указанной области.

Я сама из подобных ситуаций выходила именно так. Что я буду зря ломать голову? Я им как раз и писала: прошу разъяснить то-то и то-то. Чтобы было быстрее - везите письмо сами туда. Что касается, например, закрывать ли корешок - лучше закрыть. Но ведь переплет сшивка оконченного дела в делопроизводстве и подразумевает вместе с корешком. Ведь без корешка вообще все развалиться быстро может. По поводу копий документов в личных делах.

Ведь что попало в личное дело, то это зачем-то нужно было? Я бы не стала ничего выбрасывать. У нас каждый год выпускается в ВУЗе по 3000 студентов.

И там полно копийных документов, на основе которых их приняли в ВУЗ.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Подготовка личного дела к сдаче в архив Опубликовано 2008-12-19 07:05 пользователем Hrreader Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Ответ Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора. Согласно п. Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Передача в архив личных дел

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение Передаем дела в архив по всем правилам Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Нормативно-правовая база: Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Архивация личных дел уволенных сотрудников Эта бумага представляет вас еще до собеседования, поэтому резюме должно быть составлено так, чтобы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, знаний и умений требованиям свободной вакансии. Инструкция 1 Перед составлением резюме необходимо определить его четкую структуру. Красиво и правильно оформленный текст любого документа лучше воспринимается и анализируется. Разные блоки информации должны описывать свою конкретную тематику.

Личное дело сотрудника содержит все документы о Человеке, приказы о для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать. Личное дело работника формируется в течение всего время работы, в статье При подготовке личного дела к сдаче в архив, нужно ли в личном деле. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.

Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации ООО оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем то есть в отдаленной перспективе можно было сразу передать их в гос. Очень важно мнение тех, кто имел практический опыт по передаче в гос. В частности: А если в личном деле есть ксерокопии разных личных документов - их оставить, или выбросить?

Как сдать личное дело в архив

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Датой начала личного дела см. Объясним, зачем это делается.

Личное дело работника

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Альбина

    Такой милашка))

  2. Станислава

    странно, я и сам пришел к этому, только позже, судя по дате поста. но все равно спасибо.

  3. Вероника

    Понял не всё.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных